住民票記載事項証明書の書き方│住民票との違い、もらい方

住民票記載事項証明書と住民票の違い住民票取得
住民票記載事項証明書と住民票の違い

住民票記載事項証明書と住民票の違い

住民票記載事項証明書とは

住民票記載事項証明書は、住民票の記載項目のうち、申請者の希望項目のみを記載した証明書になります。

証明書を提出する先(会社・学校・金融機関など)が希望する書式(フォーマット)で、個人と世帯員の氏名、住所、生年月日、本籍地、現住所、その前の住民票の住所などのうち、申請者が希望する項目を記載した書面に、役所から「住民票(住民基本台帳)の情報と相違ない」旨の証明の印を付けてもらった証明書になります。

住民票記載事項証明願の見本

住民票記載事項証明書願の見本 住民票記載事項証明書(願)の見本事例

拡大図:住民票記載事項証明書(願)見本① 住民票記載事項証明願の見本②

住民票と書式が違う理由

本籍などの不要な個人情報を受領しないため

昨今、プライバシー保護の問題が取り上げられ、個人情報の管理が大変であるため、最初から不要な個人情報は取得しないように、必要とする側が必要とする項目のみ記載された証明が欲しい場合に、「住民票記載事項証明書」がよく利用されています。

管理しやすくするため

住民票の写しは、各自治体(市区町村)によって記載内容は同じでもフォーマット(様式)や大きさ(A4・B5だったりと)がバラバラとなっていたり、必要とする側(会社・学校等)が必要としない本籍等の項目も記載されています。

そのため、学校や採用先は、色々な自治体の住民票が提出されるため、整理・閲覧しにくい事態が発生します。そこで、申請者が希望する項目のみが記載され、申請者指定のフォーマットの「住民票記載事項証明書」の形式で、証明書を提出させれば、すべて同一様式となり、整理・閲覧が容易になるメリットがあります。住民票の申請者が希望する項目のみを記載した証明書が「住民票記載事項証明書」になります。

入社やアルバイト・パートを雇用するの際の提出書類として

入社やアルバイト・パートを雇用するの際の提出書類では、本籍などの機微情報が記載され、住所地ごとにフォーマットが異なる「住民票の写し」ではなく、会社が必要とする項目のみを記載した「会社所定の用紙(所定のフォーマットの住民票記載事項証明書)」を入社・雇用予定者に取得及び提出させている会社が多いようです。

住民票記載事項証明書の取得方法

フォーマットの確認

学校や採用先から指定されたフォーマット(住民票記載事項証明願い)はありますか。ある場合は、そちらを持参して役所に行きましょう。所定のフォーマットが無い場合は、どの項目を証明すればいいか分からないので、住民票に記載されているどの内容が必要とされているのかまず、確認をしましょう。提出先が定めた書式がない場合は、通常、その役所の書式がありますので、窓口で相談してみて下さい。

必要なもの

住民票記載事項証明書(願)の提出先指定の書式(用紙)のほかに、本人確認書類と判子を忘れずに持って、現住所の役所に行きましょう。

申請書の書き方と取得までの流れ

まずは、以下を記入しましょう。
・役所指定の住民票記載事項証明書の「交付請求書」(窓口においてあります。)
・住民票記載事項証明願い
住民票記載事項証明願い(記入用紙)には、自分で、提出先指定の書式の証明したい項目を全て記入しましょう。住所、氏名、世帯主氏名、生年月日、続柄など、役所が証明する欄以外のところは全て記入する必要があります。

それを役所の窓口に提出し、その用紙に記載された内容が住民基本台帳と相違ない旨の判子を押してもらい(日付・認証文の記載)、役所に証明してもらいます。尚、住民票に記載されている内容であれば、どの項目でも証明の対象となります。

この「証明願い」とは、「○○市役所さん!、この紙に記入してあることが正しいことを証明して下さい!」という趣旨の証明書であるため、内容を記入するのは証明願いをする人になります。役所はただそれを証明するだけので、役所が証明願いを記入することはありません。

尚、書き方や何を書いていいか分からない場合、正確に記載内容を書き込める自信が無い場合は、何も書き込みをしないで、とりあえず役所の窓口までもって行きましょう。役所の人が丁寧に教えてくれるはずです(間違って書くと二度手間になる可能性があります。)。

証明願いの記入の注意点

記入するときは、内容を正確に書く必要があります。住民票の写しがあればそれを参考に記載するといいでしょう。

住所:都道府県から記入します。住所の地番も正確に記載して下さい。方書(地番のあとの「○○マンション○号室」部屋番号等)がある場合はそこまで忘れず全部記入します。
氏名:住民票に記載されている正しい戸籍上の正確な文字、旧字であれば旧字を記入しましょう。
生年月日:西暦はだめです。なぜなら住民票の生年月日の欄は西暦で書かれていないからです。漢字で「昭和」や「平成」、「大正」と書いて下さい。もちろん「S」や「H」はだめです。
続柄:「長男」「二男」「長女」「二女」などの続柄は、全て「子」と記入して下さい。
押印:氏名の横には本人の押印が必要となります。
※ 市区町村長証明欄への記載は一切不要となっています。

発行手数料

発行手数料は地方自治体(市町村区)によって異なります。通常1通200円~500円程度の手数料になっています。無料の自治体もあるようです。

取得時間

申請から交付までの時間は、住民票の写しも住民票記載事項証明書も役所が混雑していなければ、どちらも10分~1時間程度です。

記入用紙が無い場合の注意点

用紙(住民票記載事項証明願い)が無い場合は、役所に用紙が用意してあることが多いため、住民票記載事項証明書を受領することは可能ですが、以下の事項を正確に確認することが、必要な項目が記載されていない証明書を貰わないためにも、重要になります。
・提出先が用意した住民票記載事項証明願い(記入用紙)が本当にないのか。
・通常の住民票ではだめか(住民票には全ての必要項目が記載されている)
・指定されている項目は網羅されているか
個人のものでいいのか、世帯全員のものが必要なのか

郵送取得

住民票の移しと同じ方法で、郵送(郵便)での取得も可能です。詳細は自治体ごとに異なるので、連絡しご確認下さい。

住民票記載事項証明書は、コンビニで取得できない?

コンビニで取得できる自治体と取得できない自治体があります。住民票記載事項証明書に関しては取得ができない自治体が多いですが、神奈川県川崎市など、コンビニで住民票記載事項証明書の取得ができる珍しい自治体もあるため、確認をしてからコンビニ交付を利用するのがよいでしょう。

住民票記載事項証明書のコンビニ取得のやり方

住民票記載事項証明書のコンビニ交付の確認方法

以下のサイトで、どの市区町村でどの種類の証明書のコンビニ交付ができるかの確認ができます。

コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】 | 利用できる市区町村
コンビニエンスストア等における証明書等の自動交付【コンビニ交付】

住民票のコンビニ交付の確認サイト

発行可能な証明書

住民票の記載項目

住民票の記載内容は、住民票記載事項証明書で証明してもらえる内容となるため、参考にしてください。

住民票の写しの例①住民票の写しの例②

拡大図:住民票の写しの見本① 住民票の写しの見本②

(1)住所
(2)氏名
(3)生年月日
(4)性別
(5)世帯主の氏名及び続柄
(6)戸籍の表示(本籍・筆頭者氏名)
(7)住民となった年月日
(8)住所異動した方については、その住所を定めた年月日(転入日)
(9)届出の年月日及び従前の住所(以前の住所)

※ 上記のうち、「世帯主の氏名及び続柄」と「戸籍の表示(本籍・筆頭者氏名)」については、住民票の交付請求時に、住民票へ記載するか省略するかを選択することできます。役所の係員に事前に告げたり、請求用紙に希望を記載することで、表示しないことが出来ます。
※ 死亡や転出等より、該当の自治体の市民でなくなった場合に住民登録が抹消されますが、抹消された住民票を除票といいます。「住民票の除票」と言われる住民票の記載項目は、上記の記載項目のほかに、消除の理由、消除の届出年月日、消除の年月日が記載されます。尚、除票になってから5年を越えたものは発行できないこととなっていましたが、法改正により該当者の死後150年間は発行できるように変更されています。

参考リンク

厚生労働省告示(平成11.11.17 第141号)【法令】
https://xn--pqqy41ezej.com/?p=952

厚生労働省資料:公正な採用選考について【法令】
https://xn--pqqy41ezej.com/?p=972

住民票記載事項証明書取得に関する全国47都道府県市区町村HPリンク先

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