Q.住民票の原本、写し、コピーの違いを教えてください。

住民票の原本、写し、コピーの違い住民票取得
住民票の原本、写し、コピーの違い

住民票の「原本」「写し」「コピー」の違い

住民票の「原本」は取得できない

住民票(住民基本台帳)の原本は、電子データとして役所(各市町村)にあるため、原本を取得することはできません。

住民基本台帳は「台帳」と名前がついていますが、全自治体で電算化(システム化)されています。平成11年の住民基本台帳法の改正により、地方公共団体共同のシステムとして、各市町村の住民基本台帳のネットワーク化が行われているもので、そもそも取得できるものではありません。

総務省HPより
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/jichi_gyousei/daityo/gaiyou.html

住民票の写しとは?

A.役所が保管している住民票(住民基本台帳)に記載されている項目のうち、住所、氏名、生年月日、性別、本籍、筆頭者世帯主との続柄などを公証する紙媒体のものです。

住民票見本

取得できるのは、住民票の「写し」

個人が取得できるのは、役所が発行する「住民票の原本」の内容を紙媒体に印刷した(写した)住民票の写し」になります。

また、「住民票の写し」には、発行日付とその自治体の長(市長若しくは区長など)の印が押され、「原本と相違ないことを証する」などの文言が記述されています。

原本と相違ないことを証する
原本と相違ないことを証する文言

そのため、会社等から「住民票の原本を提出ください」と言われた場合でも、「住民票の写し」を提出すれば問題ありません。「住民票の原本」という言葉が、役所から直接もらった「住民票の写し」という意味で使われるためです。

住民票の写しのコピーとは?

A.「住民票の写し」をコピー機に掛けたものが「住民票の写しのコピー」になります。こちらは、基本的には本人確認や身分証明の用途としては、有効なものではありません。

「住民票の写しのコピー」には、以下のように複写防止の印字が浮き上がってきます。

複写防止の印字
複写防止の印字

しかしながら、提出先が「コピー」や「PDF」でも構わない場合もありますので、どうしても「コピー」しかない場合は、提出先へ確認してみましょう。

住民票の「コンビニのコピー機で取得したもの」

コンビニ等の店舗に設置されているキオスク端末「マルチコピー機」で取得できる住民票は、「住民票の写し」になります。すなわち、「コピー」ではなく、「正式な証明書」を取得することができます。

コンビニエンスストア等にて、証明書を取得する方法をご紹介致します。コンビニのマルチコピー機の画面に表示されている「行政サービス」ボタンを押すと、利用開始となります。尚、住民票や戸籍謄本を取得する場合は「マイナンバーカード」が必要となります。

キオスク端末の画面イメージ
https://www.lg-waps.go.jp/01-01.html

Q.住民票(役所保管の原本)の目的や概要は?

住民票は、市町村における住民の現在の居住関係(現住所)を公証することが目的で、住民基本台帳法(第5条等)に基づき、市町村ごとに作成しています。

ある住民が死亡したり、転出したりすると、住民票は消除されます。

消除された住民票(=住民票の除票)については、除票に記載されている個人情報を長期間保有していることが不適当であり、市町村にとって負担になるため、保存期間を住民基本台帳法施行令(第34条)において5年としていたが、住民基本台帳施行令の一部改正(令和元年6月20日施行)により、住民票の除票の保存期間を150年間に延長されました。

Q.住民票の原本には何が記載されているのか?

住民票(役所保管の原本)の記載事項(住民基本台帳法第7条ほか)

氏名、生年月日、性別、住所、世帯主氏名・続柄、戸籍の表示(本籍及び筆頭者氏名)マイナンバーカード、住民票コード、選挙人名簿の登録に関する事項、国民健康保険、後期高齢者医療、介護保険、国民年金の被保険者の資格に関する事項、児童手当の受給資格に関する事項などが、記載されています。

こちらは、役所に保管されている内容であり、個人が住民票の写しを請求したときには、下部に関しては、記載がされておりませんのでご注意ください。

住民票の原本(役所保管)

住民票の写し、謄本、抄本の違い

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